Optibit Mailmanager

Geschäftliche E-Mails im Team bearbeiten

E-Mail-Verkehr im Unternehmen professionell managen

Der Optibit Mailmanager bringt vorhandene IMAP-Postfächer in eine Kommunikationszentrale – mit Zuständigkeiten, Bearbeitungsstatus, Vertretung und postfachübergreifender Suche.

E-Mails sind in vielen Unternehmen der wichtigste Kommunikationskanal. Gleichzeitig sind sie oft einer der größten Stressfaktoren im Arbeitsalltag: Kundenanfragen landen in persönlichen Postfächern, zentrale Adressen werden von mehreren Personen betreut, Nachrichten werden weitergeleitet, doppelt beantwortet oder bleiben liegen.

Der Optibit Mailmanager ist eine eigenständige Arbeitsoberfläche für persönliche und gemeinsame E-Mail-Postfächer. Er kann klassische E-Mail-Clients wie Outlook im täglichen Einsatz vollständig ersetzen und macht aus vorhandenen IMAP-Postfächern einen steuerbaren Teamprozess.

Über eine klare Mailmatrix legen Sie fest, wer welche Postfächer sehen, bearbeiten oder vertreten darf. Jede E-Mail erhält Kontext, Bearbeitungsstatus und Zuständigkeit. So weiß Ihr Team jederzeit, was neu, offen, erledigt oder zur Wiedervorlage vorgesehen ist.

Der Mailmanager ist vollständig eigenständig nutzbar. In Verbindung mit Maindesk entstehen zusätzliche Verknüpfungen zu Kunden, Aufgaben, Terminen, Projekten und Dokumenten.

Der Mailmanager verbindet mehrere Welten

	Outlook & andere E-Mail-Programme	Helpdesk- und Ticketsysteme	CRM- und ERP-Systeme	Optibit Mailmanager
Zweck	Persönliche E-Mail- Kommunikation	Anfragen als Tickets bearbeiten	Kunden und Geschäftsprozesse verwalten	Geschäftliche E-Mails gemeinsam bearbeiten
Persönliche und gemeinsame Postfächer	Ja aber getrennt	Eher gemeinsame Eingänge	Nicht der eigentliche Zweck	Ja
Eindeutiger Bearbeitungsstatus	Eingeschränkt	Ja	Je nach System und Modul	Ja
Postfachübergreifend suchen und filtern	Eingeschränkt	Innerhalb des Ticketsystems	Innerhalb übernommener Daten	Ja
E-Mails verbinden mit Kunden, Aufgaben, und Dokumenten	Eingeschränkt	Teilweise	Ja	Ja, mit Maindesk
Gewohnte IMAP- Postfächer bleiben bestehen	Ja	Je nach System	Je nach System	Ja

Der Mailmanager verbindet die vertraute Arbeit mit persönlichen und gemeinsamen E-Mail-Postfächern mit der Nachvollziehbarkeit eines Ticketsystems und der Prozessnähe einer Unternehmenssoftware.

Mehr als Shared Inbox, E-Mail-Client oder Helpdesk

Der Optibit Mailmanager verbindet Funktionen, die sonst auf mehrere Systeme verteilt sind:

Persönliche und gemeinsame Postfächer in einer zentralen, berechtigungsgesteuerten Arbeitsoberfläche
Klare Bearbeitung statt nur gelesen oder ungelesen – mit Zuständigkeiten, Prioritäten und Wiedervorlage
Postfachübergreifende Suche und Filter, ohne die bestehenden IMAP-Postfächer abzuschaffen
Zentrale Gesprächsverläufe und Anhänge, damit Wissen nicht in einzelnen Postfächern verloren geht
Direkte Verbindung zu Kunden, Aufgaben, Projekten und Dokumenten* (mit Maindesk)

Dadurch wird aus E-Mail-Kommunikation ein nachvollziehbarer Arbeitsprozess für das gesamte Unternehmen.

Was der Mailmanager im Arbeitsalltag verändert

Das Problem: Postfächer sind oft Archiv, Chat, Dateiablage und Informationsgrab zugleich

Im Unternehmensalltag entstehen viele wichtige Vorgänge per E-Mail: Kunden fragen Preise an, Lieferanten schicken Unterlagen, Projekte werden abgestimmt, Termine bestätigt, Reklamationen eingereicht oder Rechnungen übermittelt.

Doch klassische Postfächer sind für diese Arbeitsrealität nur bedingt geeignet.

Oft sieht es so aus:

zentrale Adressen wie info@, service@ oder vertrieb@ werden von mehreren Personen genutzt
niemand sieht eindeutig, wer eine Mail bereits geöffnet oder beantwortet hat
Mails werden per Weiterleitung und CC verteilt
persönliche Postfächer bleiben für Kollegen und Vertretungen undurchschaubar
Anhänge liegen mehrfach in verschiedenen Postfächern
Newsletter und Spam blähen den Posteingang auf
bei Urlaub, Krankheit oder Mitarbeiterwechsel fehlen wichtige Informationen
„gelesen“ heißt noch lange nicht „bearbeitet“

Das Ergebnis: E-Mails werden zum unkontrollierten Arbeitssystem. Nicht weil Ihr Team schlecht arbeitet, sondern weil klassische Postfächer weder Zuständigkeiten noch Bearbeitungsstände und Vertretungen zuverlässig abbilden.

Wann der Optibit Mailmanager relevant wird

Der Optibit Mailmanager ist für Unternehmen gedacht, in denen E-Mails nicht nur persönliche Nachrichten sind, sondern Teil gemeinsamer Arbeitsprozesse.

Er verbindet persönliche Postfächer und zentrale Adressen zu einer steuerbaren E-Mail-Arbeitsoberfläche und Shared Inbox. Dabei greift der Mailmanager über IMAP auf Ihre vorhandenen Postfächer zu. Ihre E-Mails bleiben beim bestehenden Mailhoster oder auf dem eigenen Mailserver.

Der Mailmanager wird besonders relevant, wenn:

Sie zentrale Postfächer wie info@, service@, vertrieb@ oder rechnung@ nutzen
mehrere Mitarbeiter dieselben Kundenanfragen oder Vorgänge bearbeiten
nicht immer klar ist, wer für eine E-Mail zuständig ist
gelesene Nachrichten trotzdem unbearbeitet liegen bleiben
Urlaub, Krankheit oder Mitarbeiterwechsel regelmäßig Mailchaos oder Informationslücken verursachen
wichtige Anhänge und Mailhistorien langfristig auffindbar bleiben müssen
persönliche Postfächer bei Bedarf vertreten werden müssen
wichtige Anhänge und Gesprächsverläufe langfristig auffindbar bleiben sollen
Sie Outlook durch eine unternehmensweite E-Mail-Arbeitsoberfläche ersetzen möchten
Sie E-Mails mit Kunden, Aufgaben, Projekten oder Vorgängen verbinden möchten (i.V.m. Maindesk)

Typische Einsatzbereiche sind Service, Support, Vertrieb, Vertriebsinnendienst, Projektteams, Buchhaltung, Verwaltung, Assistenz, technische Abteilungen, und Reklamationsbearbeitung. Besonders geeignet ist der Mailmanager auch für technische Händler, Vermieter und Dienstleister mit viel operativer Kundenkommunikation.

Kurz gesagt: Der Optibit Mailmanager ist überall dort sinnvoll, wo E-Mails nicht in einzelnen Postfächern verschwinden dürfen, sondern im Team zuverlässig bearbeitet werden müssen.

Die Mailmatrix: Wer sieht welches Postfach – und wer darf was bearbeiten?

Ein zentrales Element des Optibit Mailmanagers ist die Mailmatrix.

Sie legt übersichtlich fest, welche Mitarbeiter, Teams oder Rollen Zugriff auf welche Postfächer haben. Dabei lässt sich nicht nur steuern, wer ein Postfach sehen kann. Auch Bearbeitung, Zuständigkeit und Vertretung können gezielt geregelt werden. So wird auf einen Blick erkennbar, welche E-Mail-Adressen einer Person oder einem Team zur Verfügung stehen.

Typische Beispiele:

info@ für allgemeine Anfragen
service@ für Support und Reklamationen
vertrieb@ für Angebots- und Kundenanfragen
rechnung@ für Buchhaltung und Zahlungsfragen
projekt@ für projektbezogene Kommunikation
persönliche Postfächer einzelner Mitarbeiter, soweit freigegeben oder vertreten

Die Mailmatrix eignet sich damit nicht nur für gemeinsame Sammelpostfächer. Sie organisiert ebenso persönliche Postfächer, Abteilungsadressen, Projektadressen und zeitlich begrenzte Vertretungen.

Bei Urlaub, Krankheit oder personellen Veränderungen können Zugriffe und Zuständigkeiten angepasst werden, ohne E-Mails weiterzuleiten oder komplette Postfächer unkontrolliert freizugeben.

So werden viele einzelne IMAP-Postfächer zu einem zentral steuerbaren Team-Posteingang.

Gelesen ist nicht erledigt: Bearbeitungsstatus statt bloßem "Ungelesen"

In klassischen Mailprogrammen ist eine E-Mail meist gelesen oder ungelesen. Für die Zusammenarbeit im Unternehmen reicht diese Unterscheidung nicht aus.

Denn eine gelesene E-Mail kann weiterhin unbearbeitet sein. Eine bereits beantwortete Nachricht kann eine Wiedervorlage benötigen. Und eine wichtige Anfrage kann geöffnet worden sein, ohne dass jemand die Verantwortung dafür übernommen hat.

Der Optibit Mailmanager trennt deshalb den persönlichen Lesestatus vom tatsächlichen Bearbeitungsstatus. Wird eine Mail zur Bearbeitung geöffnet, erkennt es das Tool, nimmt sie automatisch aus dem Pool und setzt sie auf „unbearbeitet „.

Es gibt weitere Stati, die im Prozess hilfreich sind, zum Beispiel:

ungelesen
unbearbeitet
Wiedervorlage
erledigt

Damit erkennt Ihr Team nicht nur, ob eine E-Mail bereits angesehen wurde, sondern auch, wann sie von wem geöffnet wurde und wie weit der zugehörige Vorgang tatsächlich bearbeitet ist.

Das reduziert doppelte Antworten, vergessene Kundenanfragen und interne Rückfragen wie: „Kümmert sich darum schon jemand?“

E-Mail-Bearbeitung im Team: zentral, geordnet und nachvollziehbar

Mit dem Optibit Mailmanager können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit gemeinsamen und persönlichen Postfächern arbeiten. Dabei bleibt nachvollziehbar, wer eine E-Mail geöffnet, übernommen, bearbeitet oder abgeschlossen hat.

Das ist besonders hilfreich für Teams, die täglich mit zentralen Adressen oder gemeinsam verantworteter Kommunikation arbeiten, etwa in:

Service • Support • Vertrieb • Projektleitung • Disposition • Buchhaltung • Reklamationsbearbeitung • technischen Abteilungen • Geschäftsleitung und Assistenz

E-Mails müssen nicht mehr per Weiterleitung oder CC im Unternehmen verteilt werden. Stattdessen stehen sie den berechtigten Mitarbeitern zentral zur Verfügung und können mit Zuständigkeit, Bearbeitungsstatus, Priorität und Wiedervorlage organisiert werden.

So entsteht eine gemeinsame E-Mail-Arbeitsoberfläche, ohne dass persönliche und zentrale Postfächer ihre jeweilige Funktion verlieren.

Haben wir dafür nicht Outlook?

Outlook, Exchange und Microsoft 365 sind etablierte Werkzeuge für den persönlichen E-Mail-Verkehr. Sobald E-Mails jedoch von mehreren Mitarbeitern gemeinsam bearbeitet werden, stoßen klassische Postfächer schnell an Grenzen.

Der Optibit Mailmanager übernimmt die vollständige tägliche E-Mail-Bearbeitung selbst. Nachrichten können direkt empfangen, gelesen, geschrieben, beantwortet und weitergeleitet werden. Auch Anhänge, Signaturen, Prioritäten und Wiedervorlagen werden im Mailmanager verwaltet.

Zusätzlich organisiert er E-Mail als nachvollziehbaren Teamprozess:

Wer darf welches Postfach sehen?
Wer ist für eine Nachricht zuständig?
Was wurde nur gelesen und was tatsächlich bearbeitet?
Was ist offen, erledigt oder auf Wiedervorlage?
Wer übernimmt bei Urlaub oder Krankheit?
Welche E-Mail gehört zu welchem Kunden, Projekt oder Vorgang?

Der Optibit Mailmanager ist kein Outlook-Add-in und benötigt Outlook nicht als Grundlage. Er greift über IMAP auf Ihre vorhandenen Postfächer zu und kann Outlook im täglichen Einsatz vollständig ersetzen.

Outlook kann während einer Übergangsphase parallel weiterverwendet werden. Für durchgängige Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände empfehlen wir jedoch, die tägliche E-Mail-Arbeit vollständig im Mailmanager abzubilden.

Ihr Mailhoster, Mailserver und Ihre bestehenden E-Mail-Adressen bleiben dabei erhalten.

Urlaub, Krankheit, Mitarbeiterwechsel: Vertretung ohne Mailchaos

Besonders deutlich wird der Nutzen des Optibit Mailmanagers bei Abwesenheiten und personellen Veränderungen.

In klassischen E-Mail-Systemen bleiben wichtige Nachrichten häufig im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters liegen. Alternativ werden komplette Postfächer freigegeben, E-Mails pauschal weitergeleitet oder Absender lediglich per Autoresponder über die Abwesenheit informiert.

Der Optibit Mailmanager löst die Vertretung gezielter.

Über die Mailmatrix können Zugriffe und Zuständigkeiten vorübergehend angepasst werden. Berechtigte Kollegen sehen nicht nur die eingehenden E-Mails, sondern auch deren bisherigen Bearbeitungsstand:

Was ist neu?
Was ist noch unbearbeitet?
Was wurde bereits übernommen oder erledigt?
Was liegt auf Wiedervorlage?
Welche Nachrichten sind besonders wichtig?
Welche E-Mail gehört zu welchem Kunden oder Vorgang?

So kann die Arbeit während einer Abwesenheit weitergeführt werden, ohne E-Mails unkontrolliert weiterzuleiten oder den Überblick über Zuständigkeiten zu verlieren.

Auch nach der Rückkehr muss niemand einen vollständigen Mailberg von vorne durcharbeiten. Über Filter und Bearbeitungsstände lässt sich gezielt erkennen, welche Vorgänge noch Aufmerksamkeit benötigen.

Ein Autoresponder informiert lediglich darüber, dass jemand nicht erreichbar ist. Der Optibit Mailmanager sorgt dafür, dass wichtige E-Mails trotzdem bearbeitet werden.

Gesprächsverläufe verstehen, statt Spaghettimails zu entwirren

Geschäftliche E-Mails bestehen häufig nicht aus einer einzelnen Nachricht, sondern aus längeren Verläufen mit Antworten, Rückfragen, Weiterleitungen und mehreren Anhängen.

Der Optibit Mailmanager fasst zusammengehörende Nachrichten zu übersichtlichen Gesprächsverläufen zusammen. So erkennt Ihr Team schneller, wie ein Vorgang entstanden ist, was zuletzt besprochen wurde und welcher Bearbeitungsstand aktuell gilt.

Auf einen Blick wird sichtbar:

worum es in dem Vorgang geht
welche Nachricht zuletzt gesendet oder empfangen wurde
welche Personen beteiligt sind
welche Anhänge zum Verlauf gehören
welche Rückfragen noch offen sind
welcher Bearbeitungsstand aktuell gilt

Das erleichtert die Übergabe an Kollegen, reduziert Missverständnisse und spart Zeit – besonders bei Kundenanfragen, Projekten, Reklamationen und länger laufenden Abstimmungen.

Für diese intelligente Aufbereitung von E-Mail-Verläufen wurde Optibit 2018 mit dem German Innovation Award ausgezeichnet.

Intelligente Anhangsverwaltung: weniger Datenmüll, mehr Überblick

Anhänge enthalten häufig den eigentlichen Informationswert einer E-Mail: Angebote, Zeichnungen, Rechnungen, Bilder, Dokumente, Listen oder Verträge.

Gleichzeitig verursachen sie große Datenmengen. Dieselbe Datei wird weitergeleitet, an mehrere Empfänger versendet oder in verschiedenen Postfächern mehrfach gespeichert.

Der Optibit Mailmanager geht gezielter mit Anhängen um.

Anhänge werden nicht grundsätzlich sofort lokal heruntergeladen, sondern erst dann, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Spam und Newsletter können dadurch früh klassifiziert werden, bevor unnötige Dateien lokalen Speicher belegen.

Bereits bekannte Dateien erkennt der Mailmanager anhand eindeutiger Merkmale. Dadurch kann dieselbe Datei einmal zentral verwaltet und anschließend mit mehreren E-Mails oder Vorgängen verknüpft werden, statt sie wiederholt abzulegen.

Das bedeutet:

weniger Mehrfachspeicherung
geringerer lokaler Speicherbedarf
schnellere Sichtung eingehender E-Mails
bessere Übersicht über tatsächlich genutzte Dateien
klare Verbindung zwischen E-Mail, Anhang und Vorgang
eine solide Grundlage für strukturierte Dokumentenverwaltung

Aus diesem Ansatz entwickelte sich später auch die Dokumentenmanagement-Logik von Maindesk: Dateien sind nicht nur Anhänge, sondern ein Teil des Unternehmenswissens. Entscheidend ist deshalb nicht nur, wo eine Datei gespeichert ist, sondern auch, in welchem Zusammenhang und wie häufig sie tatsächlich verwendet wird.

Kategorisieren, aufbewahren, ausmisten: digitales Erbe im Unternehmen beherrschbar machen

E-Mail-Postfächer wachsen über Jahre. Darin liegen wichtige Kundeninformationen, aber auch veraltete Newsletter, frühere Zwischenstände, doppelte Dateien und irrelevante Kommunikation.

Der Optibit Mailmanager unterstützt dabei, E-Mails frühzeitig zu kategorisieren und mit Vorhaltezeiten zu versehen. So entsteht eine belastbare Grundlage für kontrollierte Aufbewahrung und gezieltes späteres Ausmisten.

Das wird besonders wichtig, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Relevante Informationen dürfen dann weder unbemerkt in persönlichen Postfächern verschwinden noch pauschal gelöscht werden.

Der Mailmanager hilft dabei, das digitale Erbe des Unternehmens strukturiert zu verwalten:

E-Mails nach Kategorien einordnen
relevante Kommunikation gezielt länger aufbewahren
unwichtige Nachrichten leichter erkennen
Newsletter und Spam früh klassifizieren
Vorhaltezeiten berücksichtigen
Löschvorschläge vorbereiten
Anhänge und zugehörige Zusammenhänge besser bewerten

Dabei geht es nicht um blindes Löschen. Es geht darum, nachvollziehbar entscheiden zu können, welche Informationen weiterhin gebraucht werden und welche nicht.

Vollständig eigenständig nutzbar - und mit Maindesk vernetzbar

Der Optibit Mailmanager ist als eigenständige E-Mail-Management-Software vollständig nutzbar. Er arbeitet mit vorhandenen IMAP-Postfächern und kann unabhängig vom bisherigen Mailhoster eingesetzt werden – auch mit eigenen Mailservern und bestehenden E-Mail-Adressen.

Alle zentralen Funktionen stehen auch ohne Maindesk zur Verfügung:

persönliche und gemeinsame Postfächer bearbeiten
Zugriffe und Vertretungen über die Mailmatrix steuern
Bearbeitungsstände, Prioritäten und Wiedervorlagen verwalten
Gesprächsverläufe übersichtlich darstellen
Anhänge intelligent verwalten
Outlook im täglichen Einsatz vollständig ersetzen

In Verbindung mit Maindesk kommen zusätzliche Prozessverknüpfungen hinzu. E-Mails können dann direkt mit Kunden, Kontakten, Aufgaben, Terminen, Projekten, Dokumenten und betrieblichen Vorgängen verbunden werden.

Zum Beispiel:

eine Kundenanfrage wird dem passenden Kontakt zugeordnet
aus einer E-Mail entsteht direkt eine Aufgabe
Nachrichten und Anhänge bleiben am Projekt oder Vorgang sichtbar
Termine, Rückfragen und Wiedervorlagen werden aus der Kommunikation heraus gesteuert
Bearbeitungsschritte bleiben über das Postfach hinaus nachvollziehbar

So bleibt der Mailmanager eigenständig ein vollständiges E-Mail-System und wird mit Maindesk zusätzlich Teil eines durchgängigen Kontakt- und Vorgangsmanagements.

Typische Einsatzbereiche

Der Optibit Mailmanager eignet sich für Unternehmen, in denen mehrere Menschen auf E-Mails angewiesen sind und klassische Postfächer nicht mehr genug Ordnung schaffen.

Service & Support

Gemeinsame Postfächer wie service@ oder support@ werden von mehreren Mitarbeitern bearbeitet. Zuständigkeiten, offene Rückfragen und Bearbeitungsstände bleiben für das gesamte Team sichtbar.

Vertrieb & Innendienst

Anfragen, Angebote, Rückfragen und Kundendokumente laufen häufig per E-Mail. Der Mailmanager zeigt, wer eine Anfrage übernommen hat und welche Kommunikation bereits stattgefunden hat.

Projekt-Teams

Projektbezogene E-Mails enthalten Entscheidungen, Termine, Abstimmungen und Anhänge. Gesprächsverläufe bleiben nachvollziehbar und können in Verbindung mit Maindesk direkt dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden.

Buchhaltung & Verwaltung

Rechnungen, Zahlungsfragen, Freigaben und Mahnungen landen oft in zentralen Postfächern. Spätestens seit der E-Rechnung. Der Mailmanager unterstützt eine geordnete Bearbeitung und klare Vertretung.

Geschäftsleitung & Assistenz

Persönliche Postfächer können gezielt vertreten werden, ohne sie pauschal für andere Mitarbeiter freizugeben. Prioritäten und Wiedervorlagen helfen, wichtige Kommunikation im Blick zu behalten.

Händler, Vermieter & Dienstleister

Wo viele operative Kundenanfragen, Dokumente und kurzfristige Abstimmungen per E-Mail eingehen, sorgt der Mailmanager für klare Zuständigkeiten und eine nachvollziehbare Bearbeitung.

Ihr Nutzen auf einen Blick

Vorhandene IMAP-Postfächer weiter nutzen und zentrale sowie persönliche Postfächer über Mailmatrix steuern

Mehrere Mitarbeiter können gemeinsam Postfächer bearbeiten

Bearbeitungsstatus statt bloß gelesen / ungelesen mit Wiedervorlage und Priorisierung

Nachvollziehbare Öffnungs- und Bearbeitungsprotokolle

Gesprächsverläufe übersichtlich darstellen und Anhänge erst bei Bedarf laden

Gleiche Dateien erkennen und Mehrfachspeicherung vermeiden

Newsletter und Spam früh klassifizieren

Vorhaltezeiten und Kategorien für bessere Aufbewahrung

Standalone nutzbar oder mit Maindesk direkt mit Kunden, Aufgaben, Projekten und Dokumenten verbunden

E-Mail-Arbeit im Team neu organisieren

Erleben Sie, wie der Optibit Mailmanager persönliche und gemeinsame Postfächer in einer zentralen Arbeitsoberfläche zusammenführt, Zuständigkeiten klärt und Outlook im täglichen Einsatz ersetzen kann.

Ist der Optibit Mailmanager eine Shared-Inbox-Software?

Ja – und mehr als das. Der Optibit Mailmanager verbindet die Funktionen einer Shared Inbox mit einer vollständigen E-Mail-Arbeitsoberfläche für persönliche und gemeinsame Postfächer.

Teams können E-Mails gemeinsam bearbeiten, Zuständigkeiten und Vertretungen festlegen, Bearbeitungsstände verfolgen sowie Prioritäten und Wiedervorlagen verwalten. Der Mailmanager ist dabei kein Outlook-Add-in, sondern kann klassische E-Mail-Clients im täglichen Einsatz vollständig ersetzen.

Funktioniert der Mailmanager nur mit Maindesk?

Nein. Der Optibit Mailmanager ist als eigenständige E-Mail-Management-Software vollständig nutzbar. Persönliche und gemeinsame Postfächer, Mailmatrix, Zuständigkeiten, Vertretungen, Bearbeitungsstatus, Wiedervorlagen und Anhangsverwaltung funktionieren auch ohne Maindesk.

In Verbindung mit Maindesk kommen zusätzliche Verknüpfungen zu Kunden, Aufgaben, Terminen, Projekten und Dokumenten hinzu.

Bleiben Posteingang, Gesendet und meine bisherigen Mailordner erhalten?

Ja. Der Optibit Mailmanager arbeitet mit etablierten IMAP-Standards. Ihre Postfächer, E-Mails und Ordner bleiben deshalb wie gewohnt auf Ihrem Mailserver erhalten – einschließlich Posteingang, Gesendet, Entwürfen und selbst angelegten Ordnern. Sie können grundsätzlich weiterhin auch über Webmail, Smartphone oder ein anderes IMAP-fähiges Mailprogramm darauf zugreifen.

Der Mailmanager verschiebt also nicht alle Firmenmails in ein gemeinsames Postfach. Er ergänzt die vorhandenen Postfächer um eine zentrale, schnelle Datensicht. Darin können Nutzer postfachübergreifend suchen, filtern und arbeiten – sehen aber ausschließlich die Postfächer und Inhalte, für die sie berechtigt sind.

Diese gemeinsame Datensicht verbindet die gewohnten Mailstrukturen mit den schnellen Such- und Filtermöglichkeiten einer zentralen Datenbank und macht das postfachübergreifende Arbeiten im Team erst möglich.

Muss ich meinen Mailhoster wechseln?

Nein. Der Mailmanager arbeitet mit vorhandenen IMAP-Postfächern. Ihre E-Mails bleiben beim bestehenden Mailhoster oder auf Ihrem eigenen Mailserver.

Was ist die Mailmatrix?

Die Mailmatrix legt fest, welche Mitarbeiter, Rollen oder Teams Zugriff auf welche Postfächer haben. Damit können zentrale Postfächer, persönliche Postfächer, Abteilungsadressen und Vertretungen klar gesteuert werden.

Wie hilft der Mailmanager bei Urlaub oder Krankheit?

Bei Abwesenheit können Zuständigkeiten temporär umgeleitet werden. Berechtigte Kollegen sehen offene Mails, Bearbeitungsstatus und Wiedervorlagen und können Vorgänge übernehmen, ohne dass wichtige Nachrichten liegen bleiben.

Was ist der Unterschied zwischen gelesen und bearbeitet?

Eine gelesene Mail wurde nur geöffnet. Eine bearbeitete Mail hat einen tatsächlichen Arbeitsstand. Der Mailmanager macht sichtbar, ob eine Mail noch offen, in Bearbeitung, auf Wiedervorlage oder erledigt ist.

Wie verhindert der Mailmanager doppelte Antworten?

Da Mails zentral sichtbar sind und Bearbeitungsstatus sowie Öffnungsprotokolle genutzt werden, erkennt das Team, ob bereits jemand an einer Mail arbeitet oder geantwortet hat. Das reduziert doppelte Antworten und unnötige Rückfragen.

Wie geht der Mailmanager mit Anhängen um?

Anhänge werden nicht automatisch pauschal lokal heruntergeladen, sondern erst bei Bedarf. Dateien können anhand eindeutiger Merkmale erkannt und nur einmal lokal verwaltet werden, auch wenn sie mehrfach in E-Mails vorkommen

Kann der Mailmanager beim Aufräumen alter Postfächer helfen?

Ja. Durch Kategorien, Vorhaltezeiten, Filter, Klassifizierung von Newslettern und Spam sowie Löschvorschläge wird es einfacher, alte Postfächer kontrolliert zu bewerten und aufzuräumen.

Wird Outlook mit dem Optibit Mailmanager noch benötigt?

Nein. Der Optibit Mailmanager kann Outlook im täglichen E-Mail-Management vollständig ersetzen. E-Mails, Anhänge, Zuständigkeiten, Wiedervorlagen und Bearbeitungsstände werden direkt im Mailmanager verwaltet.

Outlook kann auf Wunsch trotzdem parallel weiterverwendet werden – etwa während einer Übergangsphase. Wir empfehlen jedoch, die tägliche Bearbeitung möglichst vollständig im Mailmanager durchzuführen, damit Zuständigkeiten, Bearbeitungsstatus und Teamprozesse durchgängig nachvollziehbar bleiben.

Für welche Unternehmen lohnt sich der Optibit Mailmanager?

Der Mailmanager lohnt sich für Unternehmen, in denen mehrere Personen E-Mails gemeinsam bearbeiten oder zentrale Postfächer nutzen. Besonders relevant ist er für Service, Support, Vertrieb, Projektteams, Buchhaltung, Verwaltung, technische Händler, Vermieter, Dienstleister und Unternehmen mit viel Kundenkommunikation per E-Mail.

Ist der Optibit Mailmanager ein Ticketsystem?

Nein. Der Optibit Mailmanager ist ein vollständiges E-Mail-Management-System für persönliche und gemeinsame Unternehmenspostfächer. Er beschränkt sich nicht auf Supportanfragen oder zentrale Serviceadressen.

Während klassische Ticketsysteme eingehende Nachrichten überwiegend in Tickets umwandeln, bleibt E-Mail im Mailmanager E-Mail – ergänzt um Zuständigkeiten, Bearbeitungsstatus, Vertretungen, Wiedervorlagen und nachvollziehbare Teamprozesse.