Optibit Aufgabenmanager
Aufgabenmanagement und internes Ticketsystem für Unternehmen
Organisieren Sie interne Aufgaben, Kundenanfragen, Projekte und wiederkehrende Abläufe zentral im Team – mit klaren Zuständigkeiten, Fristen, Kommunikation und vollständiger Bearbeitungshistorie.
- Aufgaben zentral erfassen, verteilen und verfolgen
- Interne Anfragen und Tickets strukturiert bearbeiten
- Aufgaben, Informationen und Bearbeitungsstände zentral zusammenführen
- Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstände jederzeit erkennen
Wo im Unternehmen Aufgaben entstehen
In jedem Unternehmen entstehen täglich Aufgaben:
- Kunden möchten zurückgerufen werden.
- Angebote müssen nachverfolgt werden.
- Reklamationen warten auf Bearbeitung.
- Lieferanten sollen kontaktiert werden.
- Projekte und interne Abläufe müssen koordiniert werden.
- Mitarbeiter melden Fragen, Probleme oder Arbeitsaufträge.
Diese Aufgaben entstehen nicht nur per E-Mail. Sie ergeben sich aus Kundenkontakten, Projekten, Dokumenten, Aufträgen, Besprechungen und internen Prozessen.
Häufig werden sie jedoch in verschiedenen Systemen festgehalten: in E-Mails, Excel-Listen, Outlook-Aufgaben, Chat-Nachrichten oder auf Notizzetteln. Informationen fehlen, Zuständigkeiten bleiben unklar und Aufgaben geraten aus dem Blick.
Der Optibit Aufgabenmanager führt Aufgaben, interne Tickets, Kommunikation und alle zugehörigen Informationen an einem zentralen Ort zusammen. So weiß Ihr Team jederzeit, was zu tun ist, wer verantwortlich ist und wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist.
Unser Aufgabenmanager verbindet mehrere Welten
| Fähigkeit | Outlook / Team Mailsystem |
Klassisches Ticketsystem |
Andere |
Projekt-Management- Tools |
|---|---|---|---|---|
| Aufgaben verteilen und gemeinsam bearbeiten | teilweise | + | ZWECK | ZWECK |
| Zuständigkeiten, Status und Bearbeitungsverlauf | teilweise | ZWECK | + | + |
| Deadlines und Wiedervorlagen steuern | meist | teilweise | teilweise | teilweise |
| Unteraufgaben, Verknüpfungen und Zeitbudgets | - |
teilweise | teilweise | ZWECK |
| E-Mails, Dateien und Informationen am Vorgang bündeln | ZWECK | ZWECK | teilweise | + |
Der Optibit Aufgabenmanager verbindet die Stärken dieser Softwarewelten: gemeinsame Kommunikation, nachvollziehbare Ticketbearbeitung, flexible Aufgabenorganisation und strukturierte Projektarbeit – eigenständig oder direkt mit Maindesk verknüpft.
Mehr als eine To-Do-Liste
Viele Aufgabenprogramme verwalten lediglich einzelne To-dos: Aufgabe, Termin, zuständige Person – fertig.
Der Optibit Aufgabenmanager bildet dagegen den gesamten Bearbeitungsverlauf ab. Aus einer einfachen Aufgabe wird ein nachvollziehbarer Arbeitsvorgang mit Zuständigkeiten, Fristen, Kommunikation und Historie.
Zu jeder Aufgabe lassen sich unter anderem festhalten:
- verantwortliche und beteiligte Personen
- Status und Priorität
- Deadlines und Wiedervorlagen
- E-Mails (i.V. mit Mailmanager)
- Beschreibungen, Kommentare und Rückfragen
- Dokumente & Dateien
- Gesprächsnotizen
- Statusänderungen und Bearbeitungsschritte
So bleibt nicht nur sichtbar, was zu erledigen ist, sondern auch:
- wie die Aufgabe entstanden ist,
- wer bereits daran gearbeitet hat,
- welche Informationen vorliegen,
- welche Entscheidungen getroffen wurden,
- und was als Nächstes geschehen muss.
Dadurch entsteht eine vollständige Bearbeitungshistorie. Aufgaben können bei Urlaub, Krankheit oder einem Zuständigkeitswechsel nachvollziehbar übergeben werden, ohne dass wichtige Informationen verloren gehen.
Mitarbeiter sehen nicht nur die Aufgabe, sondern verstehen sofort den gesamten Zusammenhang.
Noch stärker in Verbindung mit Maindesk
Wird der Aufgabenmanager zusammen mit Maindesk eingesetzt, lassen sich Aufgaben zusätzlich direkt mit Unternehmensdaten und Geschäftsprozessen verbinden – beispielsweise mit Kunden, Ansprechpartnern, Projekten, Aufträgen oder Dokumenten.
Der Aufgabenmanager bleibt dabei eigenständig nutzbar. Die Maindesk-Integration erweitert ihn um den direkten Bezug zu ERP-, CRM- und DMS-Daten.
Alle Informationen direkt an der Aufgabe
Der gemeinsame Arbeitsstand bleibt nachvollziehbar
Jede Aufgabe bündelt die Informationen, die für ihre Bearbeitung benötigt werden. Verantwortliche und beteiligte Mitarbeiter sehen auf einen Blick:
- worum es geht,
- wer zuständig ist,
- welchen Status die Aufgabe hat,
- welche Fristen oder Wiedervorlagen gelten,
- was bereits besprochen oder erledigt wurde,
- und welche nächsten Schritte noch offen sind.
Beschreibungen, Kommentare, Rückfragen, Dateien und Änderungen bleiben direkt mit der Aufgabe verbunden. Dadurch entsteht ein gemeinsamer, nachvollziehbarer Arbeitsstand.
Informationen müssen nicht mehr über persönliche Notizen, einzelne E-Mails oder verschiedene Ablagen zusammengesucht werden. Auch bei längeren Vorgängen bleibt sichtbar, wie sich die Aufgabe entwickelt hat.
Das erleichtert insbesondere:
- die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter,
- die Übergabe an andere Bearbeiter,
- Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit,
- die spätere Nachvollziehbarkeit,
- und die strukturierte Weiterbearbeitung offener Aufgaben.
So bleibt das Wissen zur Aufgabe im Unternehmen verfügbar – nicht nur bei einzelnen Mitarbeitern.
Zusammenarbeit direkt in der Aufgabe
Wenn mehrere Personen an einer Aufgabe beteiligt sind, sollte die Abstimmung nicht über separate E-Mails, Chats oder Zurufe laufen.
Im Optibit Aufgabenmanager bleibt die Kommunikation direkt mit der jeweiligen Aufgabe verbunden. Mitarbeiter können:
- Kommentare hinterlassen
- Rückfragen stellen
- Informationen ergänzen
- Bearbeitungsschritte dokumentieren
- Entscheidungen nachvollziehbar festhalten
Dadurch sehen alle Beteiligten denselben aktuellen Stand. Frühere Absprachen bleiben erhalten und müssen bei Rückfragen nicht erneut zusammengesucht werden.
Das hilft besonders, wenn:
- mehrere Mitarbeiter gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten,
- eine Aufgabe an einen Kollegen übergeben wird,
- Vertretungen einspringen,
- Entscheidungen später nachvollzogen werden müssen,
- oder sich die Bearbeitung über einen längeren Zeitraum erstreckt.
So entsteht aus einer einzelnen Aufgabe ein gemeinsamer Arbeitsbereich mit nachvollziehbarer Kommunikation und klarer Historie.
Auch bei vielen Aufgaben den Überblick behalten
In größeren Teams entstehen schnell viele offene und laufende Aufgaben. Der Optibit Aufgabenmanager bietet deshalb leistungsfähige Such-, Filter-, Sortier- und Gruppierungsfunktionen.
Aufgaben lassen sich beispielsweise eingrenzen nach:
- Mitarbeitern und beteiligten Personen
- Team oder Zuständigkeitsbereich
- Status
- Priorität
- Termin und Wiedervorlage
- Kategorie
- Schlagwort
So kann jeder Mitarbeiter eine persönliche Arbeitsübersicht erstellen und sich gezielt auf die aktuell relevanten Aufgaben konzentrieren.
In der Übersicht wird zugleich sichtbar:
- welche Aufgaben noch offen sind,
- wo Termine näher rücken,
- welche Vorgänge auf Rückmeldung warten,
- wo Rückfragen oder zusätzliche Informationen vorliegen,
- wie viel Zeit bereits auf eine Aufgabe erfasst wurde,
- welche Zeitbudgets vorgesehen oder bereits ausgeschöpft sind,
- und in welchen Bereichen Unterstützung benötigt wird.
Zusätzliche Filtermöglichkeiten mit Maindesk
In Verbindung mit Maindesk können Aufgaben zusätzlich anhand verknüpfter Unternehmensdaten gefunden und ausgewertet werden – beispielsweise nach Kunden, Ansprechpartnern, Projekten oder Geschäftsvorgängen.
Klare Zuständigkeiten statt Missverständnisse
Jede Aufgabe braucht eine eindeutige Verantwortung. Im Optibit Aufgabenmanager lässt sich deshalb festlegen, wer eine Aufgabe übernimmt, wer beteiligt ist und bis wann sie erledigt werden soll.
Für jede Aufgabe können unter anderem hinterlegt werden:
Dadurch ist jederzeit erkennbar:
- wer sich um eine Aufgabe kümmert,
- welche Aufgaben noch offen sind,
- welche Termine näher rücken,
- wo Rückmeldungen ausstehen,
- und welche Vorgänge besondere Aufmerksamkeit benötigen.
Aufgaben bleiben damit nicht in allgemeinen Postfächern, Gesprächsnotizen oder unpersönlichen Listen liegen. Sie werden einer konkreten Verantwortung zugeordnet und können bis zum Abschluss nachvollziehbar begleitet werden.
Auch bei Übergaben oder Vertretungen bleibt klar, wer aktuell zuständig ist und welcher Bearbeitungsstand erreicht wurde.
Statusgesteuerte Arbeitsabläufe
Aufgaben durchlaufen je nach Einsatzbereich unterschiedliche Bearbeitungsstufen. Ein interner Vorgang hat andere Statuswerte als eine Werkstattaufgabe, eine Reklamation oder eine Freigabe.
Mit dem Optibit Aufgabenmanager lassen sich deshalb passende Statusabläufe für unterschiedliche Aufgabenarten und Arbeitsbereiche abbilden.
Beispiele:
- Allgemeine Aufgabe: Neu – Zugewiesen – In Bearbeitung – Erledigt
- Werkstatt: Eingegangen – Geprüft – Repariert – Versendet
- Reklamation: Erfasst – Prüfung läuft – Rückfrage – Lösung umgesetzt – Abgeschlossen
- Freigabeprozess: Entwurf – Zur Prüfung – Freigegeben – Umgesetzt
So erkennt jeder Beteiligte sofort, in welcher Phase sich eine Aufgabe oder ein Vorgang befindet und welcher Schritt als Nächstes ansteht.
Bereichsspezifische Statuswerte schaffen Klarheit darüber:
- was neu eingegangen ist,
- was bereits geprüft oder bearbeitet wurde,
- wo Rückfragen oder Freigaben fehlen,
- welche Vorgänge auf externe Rückmeldung warten,
- und was abgeschlossen ist.
Die Bearbeitung bleibt dadurch transparent, einheitlich und nachvollziehbar. Gleichzeitig müssen nicht alle Abteilungen nach demselben Schema arbeiten.
Nachvollziehbare Prozesse im Sinne der DIN EN ISO 9001
Definierte, bereichsspezifische Statusabläufe, klare Verantwortlichkeiten und eine dokumentierte Bearbeitungshistorie unterstützen Unternehmen dabei, Arbeitsprozesse nachvollziehbar und wiederholbar zu organisieren.
Damit kann der Optibit Aufgabenmanager das prozessorientierte Arbeiten im Rahmen eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001 unterstützen. Die konkrete Ausgestaltung und Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems bleibt Aufgabe des jeweiligen Unternehmens.
Aufgaben verknüpfen und aufteilen
Umfangreiche Aufgaben lassen sich in überschaubare Schritte gliedern – als To-do-Liste oder in Form von Unteraufgaben.
Umgekehrt können zusammengehörige Aufgaben miteinander verknüpft werden. So entsteht aus einzelnen Arbeitsschritten eine übersichtliche Aufgaben- und Projektstruktur.
Dadurch lassen sich sowohl kleine Einzelaufgaben als auch umfangreichere Vorhaben strukturiert planen, verteilen und gemeinsam bearbeiten.
Erweiterte Projektsteuerung mit Maindesk
In Verbindung mit Maindesk können Aufgaben zusätzlich mit umfangreichen Datensammlungen und Geschäftsprozessen verknüpft werden – etwa mit Kunden, Ansprechpartnern, Projekten, Dokumenten, Aufträgen oder weiteren Unternehmensdaten.
So lassen sich auch größere Projekte und komplexere Vorgänge zentral steuern, ohne dass Aufgaben, Informationen und zugehörige Daten voneinander getrennt werden.
Aufgaben im Kanban-Board steuern
Neben der Listenansicht können Aufgaben auch in einem Kanban-Board dargestellt werden.
Dabei werden Aufgaben entsprechend ihres Bearbeitungsstatus in übersichtlichen Spalten angeordnet – beispielsweise von „Neu“ über „In Bearbeitung“ bis „Erledigt“. Durch Verschieben einer Aufgabe in eine andere Spalte lässt sich ihr Status direkt anpassen.
Das Kanban-Board zeigt auf einen Blick:
- wie viele Aufgaben sich in den einzelnen Bearbeitungsstufen befinden,
- welche Aufgaben neu hinzugekommen sind,
- wo sich Vorgänge stauen,
- was auf Rückmeldung oder Freigabe wartet,
- und welche Aufgaben abgeschlossen wurden.
Da unterschiedliche Bereiche eigene Statusabläufe verwenden können, lässt sich das Kanban-Board an den jeweiligen Arbeitsprozess anpassen – etwa für interne Aufgaben, Werkstattvorgänge, Reklamationen oder Freigaben.
Listen- und Kanban-Ansicht greifen dabei auf denselben Aufgabenbestand zu. Mitarbeiter können deshalb je nach Arbeitsweise zwischen einer detaillierten Tabellenübersicht und einer visuellen Prozessdarstellung wechseln.
Wiedervorlagen, Nachfassaktionen und Deadlines
Nicht jede Aufgabe kann sofort abgeschlossen werden. Häufig muss auf eine Rückmeldung gewartet, später nachgefasst oder ein verbindlicher Termin eingehalten werden.
Mit dem Optibit Aufgabenmanager lassen sich Aufgaben deshalb mit einer Deadline und einer Wiedervorlage versehen.
- Die Deadline legt fest, bis wann eine Aufgabe erledigt sein soll.
- Die Wiedervorlage bestimmt, wann eine Aufgabe erneut in den Fokus rückt.
So können Mitarbeiter beispielsweise:
- offene Rückfragen zum richtigen Zeitpunkt weiterverfolgen,
- Kunden oder Lieferanten erneut kontaktieren,
- Angebote und Zusagen nachfassen,
- Freigaben kontrollieren,
- Prüftermine beachten,
- und länger laufende Vorgänge zuverlässig weiterbearbeiten.
Aufgaben, die vorerst auf eine Rückmeldung oder einen späteren Bearbeitungszeitpunkt warten, müssen dadurch nicht ständig im aktuellen Arbeitsbestand stehen. Zum festgelegten Zeitpunkt erscheinen sie wieder zur weiteren Bearbeitung.
Die Deadline bleibt unabhängig davon sichtbar und zeigt, bis wann der Vorgang abgeschlossen sein soll. So lassen sich Bearbeitungspausen einplanen, ohne den endgültigen Termin aus dem Blick zu verlieren.
Ideal für Vertrieb, Service und Organisation
Vertrieb
Angebote
nachverfolgen
Rückruftermine
planen
Kundenkontakte
organisieren
Kundenservice
Serviceanfragen
koordinieren
Bearbeitungsstände
überwachen
Zuständigkeiten
festlegen
Reklamationen
Reklamationen
dokumentieren
Lieferanten
einbinden
Fristen
überwachen
Zusammenarbeit
Aufgaben
verteilen
Fortschritte
verfolgen
Teamarbeit
koordinieren
Abläufe
Wiederkehrende
Prozesse steuern
Verantwortlichkeiten
dokumentieren
Abläufe
standardisieren
Was den Optibit Aufgabenmanager besonders macht
Aus der Praxis für die Praxis entwickelt
Der Optibit Aufgabenmanager ist aus konkreten Anforderungen des betrieblichen Alltags entstanden.
Im Mittelpunkt standen dabei typische Fragen aus Unternehmen:
- Wie bleiben Aufgaben auch bei vielen Beteiligten nachvollziehbar?
- Wie lassen sich Zuständigkeiten eindeutig festlegen?
- Wie werden Rückfragen, Informationen und Bearbeitungsschritte dauerhaft dokumentiert?
- Wie können Aufgaben über längere Zeiträume zuverlässig verfolgt werden?
- Wie lassen sich unterschiedliche Arbeitsabläufe abbilden, ohne jedem Bereich denselben Prozess vorzuschreiben?
Aus diesen Anforderungen wurde eine Lösung entwickelt, die sich an tatsächlichen Arbeitsabläufen orientiert – nicht an theoretischen Projektmodellen.
Der Aufgabenmanager verbindet deshalb klare Strukturen mit ausreichend Flexibilität für unterschiedliche Teams, Abteilungen und Einsatzbereiche. Er unterstützt sowohl einfache Einzelaufgaben als auch umfangreichere Vorgänge mit mehreren Bearbeitungsschritten, Beteiligten und Abhängigkeiten.
Die Weiterentwicklung erfolgt bis heute auf Grundlage praktischer Erfahrungen und konkreter Anforderungen aus Unternehmen.
Für produktives Arbeiten entwickelt
Der Optibit Aufgabenmanager ist als responsive Webanwendung für den täglichen Einsatz im Unternehmen konzipiert. Die Oberfläche passt sich unterschiedlichen Bildschirmgrößen an und nutzt den verfügbaren Platz so, dass Aufgaben, Zuständigkeiten, Status und Termine übersichtlich bleiben.
Klare Farbkennzeichnungen unterstützen die Orientierung und machen Bearbeitungsstände, Prioritäten und wichtige Hinweise schnell erkennbar. Gleichzeitig bleibt die Darstellung kompakt und informationsreich, damit auch umfangreiche Aufgabenbestände effizient bearbeitet werden können.
Obwohl im Browser, lassen sich Aufgaben parallel in eigenen Anwendungstabs öffnen und bearbeiten. Auf diese Weise bleiben mehrere Vorgänge gleichzeitig verfügbar, ohne dass sich Pop-up-Fenster oder separate Arbeitsfenster übereinanderlegen.
- responsive Nutzung auf Desktop, Notebook und Tablet
- optimierte Flächennutzung auch auf kleineren Bildschirmen
- klare Farb- und Statuskennzeichnungen
- kompakte Darstellung wichtiger Aufgabeninformationen
- parallele Bearbeitung mehrerer Aufgaben in eigenen Anwendungstabs
- Eigene CI-Farbeinstellungen & Darkmode
- Bedienung direkt im Browser und als Web-App
Ob Portrait oder Landscape, ob Ipad, Android oder PC – Trotz großem Funktionsumfang durch Webapp-Design immer intuitiv gleich
Ein Schlüsselwerkzeug für digitalisiertes Arbeiten
Wir sehen den Optibit Aufgabenmanager als eines der zentralen Werkzeuge für digitalisiertes Arbeiten im Unternehmen.
Denn Digitalisierung endet nicht bei digital gespeicherten Daten. Sie wird erst dann wirksam, wenn aus Informationen konkrete Aufgaben, klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Arbeitsabläufe entstehen.
Genau dafür verbindet der Aufgabenmanager:
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Termine, Deadlines und Wiedervorlagen
- Rückfragen, Informationen und Bearbeitungsstände
- Zusammenarbeit und dokumentierte Arbeitsschritte
Als eigenständige Lösung unterstützt er Teams dabei, ihre tägliche Arbeit verbindlich und transparent zu organisieren.
In Verbindnung mit Maindesk wird diese Arbeitsweise zusätzlich mit Kunden, Projekten, Aufträgen, Dokumenten, E-Mails und weiteren Unternehmensdaten verknüpft.
Deshalb ist der Aufgabenmanager heute aus unserer Sicht einer der am dringendsten empfohlenen Bestandteile von Maindesk: nicht weil Maindesk ohne ihn unvollständig wäre, sondern weil er vorhandene Informationen konsequent in organisierte, nachvollziehbare Arbeit überführt.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Aufgaben, interne Tickets und Arbeitsvorgänge zentral organisieren
Vollständige Bearbeitungs- und Änderungshistorie erhalten
Kommentare, Rückfragen und Informationen direkt an der Aufgabe bündeln
Aufgaben in Listen- und Kanban-Ansichten bearbeiten
Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände transparent darstellen
Deadlines und Wiedervorlagen zuverlässig überwachen
Umfangreiche Aufgaben in To-dos und Unteraufgaben gliedern
Aufgaben auch bei Urlaub, Krankheit oder Zuständigkeitswechsel sicher übergeben
Individuelle Statusabläufe für unterschiedliche Arbeitsbereiche abbilden
* Zusätzlich in Verbindung mit Maindesk
- Aufgaben mit Kunden, Ansprechpartnern und Projekten verknüpfen
- Arbeitszeiten und Zeitbudgets direkt auf Aufgaben erfassen
- Aufträge, Dokumente, E-Mails und weitere Unternehmensdaten einbeziehen
- Aufgaben unmittelbar aus ERP-, CRM- und DMS-Zusammenhängen heraus erstellen
- Auch umfangreiche Projekte und betriebliche Vorgänge datenübergreifend steuern
Aufgaben professionell organisieren
Sie möchten prüfen, wie der Optibit Aufgabenmanager zu Ihren Arbeitsabläufen passt?
In einer persönlichen Online-Präsentation zeigen wir Ihnen, wie sich Aufgaben, interne Tickets, Zuständigkeiten, Statusabläufe, Deadlines und Wiedervorlagen in Ihrem Unternehmen abbilden lassen.
Dabei geht es nicht um eine allgemeine Standardvorführung, sondern um Ihre konkreten Anforderungen und Arbeitsprozesse.
Was ist der Optibit Aufgabenmanager?
Der Optibit Aufgabenmanager ist eine Software zur zentralen Organisation und Bearbeitung von Aufgaben, internen Tickets und Arbeitsvorgängen. Zuständigkeiten, Status, Prioritäten, Deadlines, Wiedervorlagen, Rückfragen und Bearbeitungsschritte bleiben für das Team nachvollziehbar.
Kann der Aufgabenmanager auch ohne Maindesk genutzt werden?
Ja. Der Optibit Aufgabenmanager ist als eigenständige Lösung nutzbar. Teams können damit Aufgaben erfassen, verteilen, bearbeiten und überwachen, ohne Maindesk einzusetzen.In Verbindung mit Maindesk kommen zusätzliche Verknüpfungsmöglichkeiten zu Kunden, Ansprechpartnern, Projekten, Aufträgen, Dokumenten und weiteren Unternehmensdaten hinzu.
Ist der Aufgabenmanager auch ein internes Ticketsystem?
Ja. Interne Anfragen, Störungen, Arbeitsaufträge oder Rückfragen können wie Tickets erfasst, einer zuständigen Person zugewiesen und über passende Statuswerte bis zum Abschluss verfolgt werden.Damit eignet sich der Aufgabenmanager sowohl für klassische Teamaufgaben als auch für strukturierte interne Bearbeitungsprozesse.
Unterstützt der Aufgabenmanager Kanban?
Ja. Aufgaben können neben der Listenansicht auch in einem Kanban-Board dargestellt werden.
Die Spalten orientieren sich an den jeweiligen Bearbeitungsstatus. Durch das Verschieben einer Aufgabe kann ihr Status direkt geändert werden. Listen- und Kanban-Ansicht greifen dabei auf denselben Aufgabenbestand zu.
Benötigt der Aufgabenmanager andere Module von Maindesk, z.B. Emails?
Nein. Der Aufgabenmanager ist als eigenständige Lösung nutzbar. In Verbindung mit dem Optibit Mailmanager können zusätzlich direkt aus eingehenden E-Mails Aufgaben erstellt werden. Mit Maindesk kommen weitere Verknüpfungen zu Kunden, Projekten, Aufträgen, Dokumenten und Unternehmensdaten hinzu.
Was ist der Unterschied zwischen Deadline und Wiedervorlage?
Die Deadline legt fest, bis wann eine Aufgabe abgeschlossen sein soll.
Die Wiedervorlage bestimmt dagegen, wann eine Aufgabe erneut aktiv in den Fokus rückt. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn zunächst auf eine Rückmeldung gewartet oder erst zu einem späteren Zeitpunkt nachgefasst werden soll.
Können mehrere Mitarbeiter an einer Aufgabe arbeiten?
Ja. Der Aufgabenmanager unterstützt die Zusammenarbeit im Team. Selbst wenn mehrere Kollegen gleichzeitig in derselben Aufgabe arbeiten, wird auch das visuell angezeigt. Statusänderungen, Bearbeitungsschritte uvm. werden zentral dokumentiert, sodass alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.
Können umfangreiche Aufgaben unterteilt werden?
Ja. Größere Aufgaben lassen sich in To-do-Listen und Unteraufgaben gliedern. Zusammengehörige Aufgaben können außerdem miteinander verknüpft werden.
So können aus einzelnen Arbeitsschritten umfangreichere Aufgaben- und Projektstrukturen entstehen.
Kann ich bestehende Aufgaben aus Outlook oder Excel übernehmen?
Es gibt Schnellimport-Funktionen mit denen Sie viele Zeilen direkt in Aufgaben umwandeln können. Bei der Datenübernahme im Rahmen der Einführung unterstützen wir Sie beim Import bestehender Aufgaben und zeigen Ihnen den einfachsten Weg in den Optibit Aufgabenmanager.
Können Arbeitszeiten und Zeitbudgets auf Aufgaben erfasst werden?
Ja. Arbeitszeiten können direkt auf Aufgaben gebucht werden. Zusätzlich lassen sich Zeitbudgets hinterlegen.
Dadurch wird sichtbar, wie viel Aufwand bereits entstanden ist und ob der geplante Zeitrahmen eingehalten wird.
Unterstützt der Aufgabenmanager das Arbeiten nach DIN EN ISO 9001?
Der Aufgabenmanager kann prozessorientiertes und nachvollziehbares Arbeiten im Rahmen eines Qualitätsmanagementsystems unterstützen.
Definierte Statusabläufe, klare Verantwortlichkeiten und eine dokumentierte Bearbeitungshistorie helfen dabei, Arbeitsprozesse einheitlich und wiederholbar zu organisieren. Der Einsatz der Software allein stellt jedoch keine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 dar.
Für welche Unternehmen und Teams eignet sich der Aufgabenmanager?
Der Optibit Aufgabenmanager eignet sich besonders für Unternehmen, in denen Aufgaben, interne Anfragen und Arbeitsvorgänge von mehreren Personen bearbeitet werden.
Typische Einsatzbereiche sind unter anderem:
- Kundenservice und Verwaltung
- Werkstatt und technischer Service
- Vertrieb und Innendienst
- Projekt- und Auftragsbearbeitung
- Reklamationsmanagement
- interne Freigaben und Rückfragen
- wiederkehrende Prüf- und Nachfassprozesse