Optibit Aufgabenmanager
Aufgaben, Kommunikation und Verantwortlichkeiten an einem Ort
In jedem Unternehmen entstehen täglich Aufgaben:
- Kunden möchten zurückgerufen werden.
- Angebote müssen nachverfolgt werden.
- Reklamationen warten auf Bearbeitung.
- Lieferanten sollen kontaktiert werden.
- Projekte müssen koordiniert werde
Die eigentliche Herausforderung ist dabei selten die Aufgabe selbst.
Die Herausforderung besteht darin, dass Informationen, Zuständigkeiten und Kommunikation oft auf verschiedene Systeme verteilt sind: E-Mails, Notizzettel, Excel-Listen, Outlook-Aufgaben oder Chat-Nachrichten.
Der Optibit Aufgabenmanager bringt alles zusammen.
Er verbindet Aufgaben, Kommunikation, Kundeninformationen, Dokumente und Verantwortlichkeiten in einer zentralen Lösung und sorgt dafür, dass nichts verloren geht.
Mehr als eine ToDo-Liste
Viele Aufgabenprogramme verwalten lediglich Aufgaben.
Der Optibit Aufgabenmanager verwaltet den gesamten Vorgang.
Zu jeder Aufgabe können sämtliche relevanten Informationen hinterlegt und verknüpft werden:
- Kunden und Kontakte
- E-Mails
- Dokumente
- Artikel
- Aufträge
- Kommentare
- Gesprächsnotizen
- Bearbeitungsverlauf
Dadurch entsteht eine vollständige Historie, die jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Mitarbeiter sehen nicht nur die Aufgabe, sondern verstehen sofort den gesamten Zusammenhang.
Alle Informationen direkt an der Aufgabe
Keine Suche in E-Mails, Ordnern oder Köpfen
Jede Aufgabe dient als zentraler Sammelpunkt für Informationen.
Ein Mitarbeiter erkennt sofort:
- Worum geht es?
- Wer ist verantwortlich?
- Welche Informationen liegen vor?
- Was wurde bereits erledigt?
- Welche Rückfragen gibt es?
- Was ist als nächstes zu tun?
Dadurch werden Übergaben einfacher, Rückfragen reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzt.
Moderne Teamarbeit bedeutet, dass mehrere Personen an einem Vorgang beteiligt sind.
Deshalb verfügt jede Aufgabe über integrierte Kommunikationsfunktionen.
Mitarbeiter können:
- Kommentare hinterlassen
- Rückfragen stellen
- Informationen ergänzen
- Bearbeitungsschritte dokumentieren
- Entscheidungen nachvollziehbar festhalten
Die gesamte Kommunikation bleibt dauerhaft mit der Aufgabe verknüpft.
Wissen bleibt im Unternehmen – nicht in einzelnen Postfächern.
In größeren Unternehmen entstehen schnell hunderte oder sogar tausende Aufgaben. Der Aufgabenmanager stellt deshalb leistungsfähige Such-, Filter- und Gruppierungsfunktionen bereit. Aufgaben können beispielsweise gefiltert werden nach:
- Mitarbeiter
- Team
- Kunde
- Projekt
- Kategorie
- Priorität
- Status
- Termin
- Schlagwort
So erhält jeder Mitarbeiter seine persönliche Arbeitsübersicht.
Übersichtliche Listenansicht
Die Listenansicht ermöglicht schnelle Bearbeitung, Sortierung und Priorisierung auch großer Aufgabenmengen.
Klare Zuständigkeiten statt Missverständnisse
Wer kümmert sich darum?
Diese Frage sollte nie offen bleiben.
Jede Aufgabe besitzt:
Ersteller
Bearbeiter
Priorität
Status
Terminplanung
Historie
Verantwortlichkeiten werden transparent und nachvollziehbar.
Das reduziert Abstimmungsaufwand und verhindert, dass Aufgaben zwischen zwei Stühlen liegen bleiben.
Statusgesteuerte Arbeitsabläufe
Aufgaben sind selten nur offen oder erledigt.
Deshalb unterstützt der Aufgabenmanager individuelle Bearbeitungsstufen.
Beispiele:
- Neu
- Zugewiesen
- In Bearbeitung
- Rückfrage Kunde
- Rückfrage Lieferant
- Warten auf Freigabe
- Erledigt
Jeder Beteiligte erkennt sofort den aktuellen Bearbeitungsstand.
Statusgesteuerte Arbeitsabläufe
Aufgaben sind selten nur offen oder erledigt.
Deshalb unterstützt der Aufgabenmanager individuelle Bearbeitungsstufen.
Beispiele:
- Neu
- Zugewiesen
- In Bearbeitung
- Rückfrage Kunde
- Rückfrage Lieferant
- Warten auf Freigabe
- Erledigt
Jeder Beteiligte erkennt sofort den aktuellen Bearbeitungsstand.
Kanban-Ansicht für maximale Übersicht
Neben klassischen Listen steht auch eine moderne Kanban-Darstellung zur Verfügung.
Aufgaben werden nach ihrem Status organisiert und visuell dargestellt.
Dadurch lassen sich Engpässe, offene Punkte und Bearbeitungsschwerpunkte auf einen Blick erkennen.
Besonders beliebt ist diese Ansicht bei:
- Serviceabteilungen
- Vertriebsteams
- Projektleitern
- Reklamationsmanagement
- internen Organisationsprozessen
Wiedervorlagen, Nachfassaktionen und Termine
Viele Aufgaben sind nicht sofort abgeschlossen.
Ein Angebot muss nachtelefoniert werden.
Ein Kunde soll zurückgerufen werden.
Eine Lieferantenantwort wird erwartet.
Eine Reklamation muss überwacht werden.
Mit Termin- und Wiedervorlagefunktionen sorgt der Aufgabenmanager dafür, dass wichtige Vorgänge nicht in Vergessenheit geraten
Ideal für Vertrieb, Service und Organisation
Vertrieb
Angebote
nachverfolgen
Rückruftermine
planen
Kundenkontakte
organisieren
Kundenservice
Serviceanfragen
koordinieren
Bearbeitungsstände
überwachen
Zuständigkeiten
festlegen
Reklamationen
Reklamationen
dokumentieren
Lieferanten
einbinden
Fristen
überwachen
Zusammenarbeit
Aufgaben
verteilen
Fortschritte
verfolgen
Teamarbeit
koordinieren
Abläufe
Wiederkehrende
Prozesse steuern
Verantwortlichkeiten
dokumentieren
Abläufe
standardisieren
Was den Optibit Aufgabenmanager besonders macht
Aufgabenmanagement
Teamkommunikation
Wiedervorlagen
Kundenbezug
Dokumentation
Vorgangsverwaltung
Workflow-Unterstützung
Kanban-Organisation
Aus der Praxis für die Praxis entwickelt
Der Optibit Aufgabenmanager wird seit vielen Jahren in Unternehmen eingesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt.
Die Software entstand aus realen Anforderungen des Unternehmensalltags:
Aufgaben dürfen nicht verloren gehen.
Wissen muss erhalten bleiben.
Teams müssen zusammenarbeiten können.
Verantwortlichkeiten müssen nachvollziehbar sein.
Genau diese Anforderungen bilden bis heute die Grundlage des Systems.
Heute Bestandteil von Maindesk
Der Optibit Aufgabenmanager bildet heute die technologische Grundlage für die Aufgaben- und Kollaborationsfunktionen innerhalb von Maindesk.
Dadurch lassen sich Aufgaben direkt mit CRM, ERP, Dokumentenmanagement, E-Mail-Management und weiteren Unternehmensprozessen verbinden.
Mehr als Aufgabenverwaltung
Mit Maindesk entsteht daraus eine vollständig integrierte Unternehmensplattform für Organisation, Kommunikation und Zusammenarbeit.
→ Aufgabenmanagement & Kollaboration mit Maindesk entdecken
Ihre Nutzen auf einen Blick
Zentrale Aufgabenverwaltung
Vollständige Vorgangshistorie
Integrierte Teamkommunikation
Flexible Listen- und Kanbanansichten
Leistungsfähige Such- und Filterfunktionen
Wiedervorlagen und Terminüberwachung
Verknüpfung mit Kunden, E-Mails und Dokumenten
Transparente Verantwortlichkeiten
Seit vielen Jahren in der Praxis bewährt
Aufgaben professionell organisieren
Sie möchten wissen, wie der Optibit Aufgabenmanager in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann?
Sprechen Sie mit uns oder vereinbaren Sie eine persönliche Online-Präsentation.
Was ist der Optibit Aufgabenmanager?
Der Optibit Aufgabenmanager unterstützt Unternehmen dabei, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine zentral zu verwalten. Er bildet die Grundlage für das Aufgabenmanagement innerhalb von Maindesk und hilft Teams dabei, effizient zusammenzuarbeiten.
Funktioniert der Aufgabenmanager nur mit Maindesk?
Ja. Der Aufgabenmanager ist heute vollständig in Maindesk integriert und Bestandteil der Unternehmensplattform. Dadurch können Aufgaben direkt mit Kunden, Projekten, Dokumenten und vielen weiteren Informationen verknüpft werden.
Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabenliste und dem Optibit Aufgabenmanager?
Eine klassische Aufgabenliste verwaltet meist nur einzelne To-dos. Der Optibit Aufgabenmanager speichert zusätzlich Verantwortlichkeiten, Kommentare, Dokumente, Termine und den gesamten Bearbeitungsverlauf. So entsteht ein vollständiger Vorgang statt einer einfachen Aufgabenliste.
Kann ich Aufgaben direkt mit Kunden oder Projekten verbinden?
Ja. In Maindesk lassen sich Aufgaben direkt mit Kunden, Ansprechpartnern, Projekten, Dokumenten oder anderen Unternehmensdaten verknüpfen. Dadurch bleiben alle Informationen an einer zentralen Stelle.
Wie unterstützt der Aufgabenmanager die Zusammenarbeit im Team?
Alle Mitarbeiter greifen auf dieselben Informationen zu. Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände und Kommentare sind jederzeit nachvollziehbar. Dadurch werden Missverständnisse vermieden und Aufgaben können auch bei Urlaub oder Krankheit problemlos übernommen werden.
Kann ich Aufgaben im Kanban-Board anzeigen?
Ja. Neben der klassischen Listenansicht bietet der Optibit Aufgabenmanager eine übersichtliche Kanban-Tafel. Aufgaben lassen sich dadurch visuell nach Bearbeitungsstatus organisieren und verfolgen.
Kann ich Erinnerungen oder Wiedervorlagen für Aufgaben anlegen?
Ja. Termine, Wiedervorlagen und Prioritäten sorgen dafür, dass wichtige Aufgaben nicht vergessen werden und rechtzeitig wieder in Erinnerung gerufen werden.
Können mehrere Mitarbeiter an einer Aufgabe arbeiten?
Ja. Der Aufgabenmanager unterstützt die Zusammenarbeit im Team. Kommentare, Statusänderungen und Bearbeitungsschritte werden zentral dokumentiert, sodass alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.
Welche Vorteile bietet das Aufgabenmanagement in Maindesk?
Da das Aufgabenmanagement direkt in Maindesk integriert ist, können Aufgaben mit CRM, ERP, Dokumentenmanagement und weiteren Unternehmensprozessen verbunden werden. Dadurch entfallen doppelte Dateneingaben und alle Informationen stehen zentral zur Verfügung.
Für welche Unternehmen eignet sich der Optibit Aufgabenmanager?
Der Aufgabenmanager eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie für größere Teams. Besonders profitieren Unternehmen, die Aufgaben, Kundeninformationen und interne Prozesse an einem Ort organisieren möchten.
Kann ich bestehende Aufgaben aus Outlook oder Excel übernehmen?
In vielen Fällen ja. Je nach Ausgangssituation unterstützen wir Sie bei der Übernahme bestehender Aufgaben und zeigen Ihnen den einfachsten Weg in das Aufgabenmanagement von Maindesk.
